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依頼者はどうプロジェクトに関わることが必要か

システム構築をする際に、工程全般において関係する作業を指して「プロジェクト」という呼び方をします。
さらに、その工程全般に関係する人を「プロジェクトメンバー」として、打合せや会議に参加するなどし、情報の共有を図ります。

システム構築において、このプロジェクトメンバーは、その工程において対応するためのスキルや関わる人数も変化してきます。

例えば、要件定義(計画段階:目標設定や策定を行う)では、SEを中心に1名~3名体制で打ち合わせを実施し、その後、基本設計、詳細設計と参加人数が増えていき、製造ではプログラマーを中心とした体制になります。テスト、ドキュメント生成の工程では、体制としての人数は減ってくるのが通常です。

その中でも、一貫してプロジェクトの進行を管理する役割を担うのが、プロジェクトマネージャーです。

システム開発会社は、こうした工程や人の配分などは慣れていますが、依頼する側(ユーザー)として、どのようにプロジェクトにかかわっていく必要があるのか-失敗しないシステム構築のために注意する点などをご紹介します。

ユーザー側でもプロジェクトを立ち上げる

システム化の検討段階から、依頼企業側でもプロジェクトとして立ち上げ、管理者を決めそのメンバー構成を明確にしておきます。
できれば、関連する各部署からある程度の権限がある人を1名ないしは2名選出します。

これは、細かな打合せや業務のヒアリングを行う際に、(現場)担当者をアサインすることができるような状況にするためです。

開発側が、工程によりチーム編成が変わるように、依頼企業側でもその工程に応じたメンバーを配置するようにします。
下表に、主な工程で依頼企業が係る内容を記載します。

見積前
(RFPの作成)現状の実態とそれを改善し目指す目標を設定し、開発業者に依頼する内容を明確にする
RFP(提案依頼書)の書き方はこちらを参考に
見積検討開発業者から提示された見積内容を検討し、金額/スケジュール/目的が達成できるかどうかを検討する
要件定義見積をもとに、具体的な機能や処理手順、運用方法などを検討する
基本設計開発業者が作成する資料に基づき、画面レイアウトや帳票、操作手順などを確認する
納入前データ移行がある場合:その準備や開発業者との打ち合わせを行う
運用マニュアルの整備:基本設計書をもとに、実際に業務で使用するための運用マニュアルを作成する
納入後 社内教育

 

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田邉弘美(たなべひろみ)

メーカーのプログラマーを経て27歳で独立起業。数々多くの企業のシステム構築を手掛けてきました。得意な分野は基幹システムや営業支援、顧客管理など社内業務のシステム構築。プロジェクトでは、主にお客様の要望整理や業務改善などのコンサル部分を担当。私の無理難題も難なくこなす頼もしいスタッフ(技術者)に囲まれ、奮闘の毎日を送っています。

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