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相見積もりのとりかた-RFP(提案依頼書)を作成しましょう

システム構築も、他の仕事の依頼のように、複数の業者へ依頼するいわゆる(相見積もり)を取ることができます。
その際に、使用するドキュメントが「RFP(提案依頼書)」です。

その名のとおり、開発業者に、自社のシステム化の提案をいただくために必要な情報を知らせて、提案/見積をいただくための書類になります。

家を建てるのであれば、敷地の情報や、部屋数の希望、2世帯同居/玄関は別など希望の条件や制約事項などを建築業者に伝え、設計図を書いていただき見積を作成してもらうのと同じと考えてください。
家の場合でも同じですが、その伝え方によって、せっかく相見積もりをとっても比較ならなかったり、あまり良い提案がもらえなかったりする場合があります。

特に、システム構築の場合は、ITの専門家でない人が、伝えるのは難しいものがあります。
そこで、ある程度こうしたことを伝えましょう、というひな形が「RFP(提案依頼書)」になります。

RFP(提案依頼書)の目的

相見積もりをするのが目的ですが、システムの場合、金額によって判断するのがとても難しいのが現実です。

カタログなど商品単価が決まっていて、特注品を多く使いグレードを高くしたら価格が上がり、標準品を抑えて安くなっています。のような明確な値段づけが出来ない分、解りにくい理由のひとつになります。
ただ、金額で比較できないところが難しいところです。

そこで、開発会社の比較をする際に重要なのが、「提案内容」にあります。
つまり、金額を相見積もりするのではなく、提案内容をみて比較検討する、と思って良いと思います。

RFP(提案依頼書)の内容

前述のとおり、業者から提案内容をもらうのが目的です。

ただ、大手企業がコンペのように提案依頼書を元に、見積依頼をかけてきますが、その多くが、こういうシステムをこういう手法で作った場合にいくらですか?
のような依頼書が多いです。
つまり、提案の余地はあまりなく、見積金額での比較を目的としたものになっています。

中小企業の場合、この手法はお勧めできません。

できるだけ、解決方法については、システム業社からの提案を引き出し、その内容をもとに相性の良い会社/親身になって相談できる相手を探すのが一番です。

それには、
・目的
・課題
・現状
・制約事項
の情報を網羅することです。

中小企業、特にIT部門やシステムに詳しい専門家がいない企業でも書ける「RFPの書き方」を↓こちらのサイトに掲載しています。

http://www.tact-info.co.jp/column.html

ご参考になるかと思いますので、是非お読みいただければと思います。

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田邉弘美(たなべひろみ)

メーカーのプログラマーを経て27歳で独立起業。数々多くの企業のシステム構築を手掛けてきました。得意な分野は基幹システムや営業支援、顧客管理など社内業務のシステム構築。プロジェクトでは、主にお客様の要望整理や業務改善などのコンサル部分を担当。私の無理難題も難なくこなす頼もしいスタッフ(技術者)に囲まれ、奮闘の毎日を送っています。

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