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プロジェクトにおける主な会議体と役割

システム構築を進めるにあたって、さまざまな会議や打ち合わせを進めて行きますが、チームリーダーやプロジェクトマネージャは定期的にプロジェクト全体の進捗や問題点を確認し、解決するための方法などを話し合う会議体を持つことが重要になります。

システム開発業者/開発規模により、若干の相違はあるかと思いますが、主なものの役割を記載します。

プロジェクト会議の概要

会議体 開催頻度 時間 内容 参加者
キックオフ会議 PJ開始時 1時間程度 プロジェクトの開始に伴い、システムの目的/今後の進め方などを共有する 自社関係者/システム開発業者
進捗会議 PJ進捗状況の報告
その他伝達事項の確認
1時間程度(隔週) 課題の共有と対応策の検討 自社プロジェクトマネージャー/システム開発業者
チーム内検討会 提示された課題の検討 随時(2時間程度) 課題解決 自社プロジェクトマネージャー/各部門の担当者
本番切り替え判定 試験・並行運用結果のレビュー 1時間程度 新システム運用開始にあたり、本番切り替えを実施 自社プロジェクトマネージャー/システム開発業者

また、各会議体では各種成果物(ドキュメント)を元に打ち合わせを進めるようにします。

会議体と報告ドキュメント

進捗会議 各打合せでの議事録
課題管理表
WBSまたはスケジュール表
チーム内検討会 各打合せでの議事録
課題管理表
ドキュメント(設計書など)
本番切り替え判定 運用マニュアル、操作マニュアル、試験成績書

特に、進捗会議では、システム開発業者と共に全体の流れを確認する重要な打合せになります。
各段階(工程)において、以下のことを確認していきます。

スケジュールに関して
  • 作業は予定どおりに進んでいるか
  • 仮に、遅れがあるとしたらその問題はなにか
  • その問題を解決するにはどうしたら良いのか
  • 遅れは全体のスケジュールに影響するのか

当初のスケジュール通りにいかない主な要因としては、打合せ時間が取れない、システム開発業者からの提案が遅れている、提案に対しての解答(良否)ができない、などがあります。
しっかりとその要因を掴んで、できるだけスケジュールどおりに進むようにけん引していきます。

課題に関して
  • 課題に関しての検討は進んでいるのか
  • 課題回答期日を経過して未完了のものはないか
  • 課題の積み残し(まだ出ていない課題)はないか
  • 課題の解決方法は妥当か、実現できる範囲か

システム構築の設計段階では、画面レイアウトや帳票、管理する項目などが具体的になると同時に、細かな部分での課題が発生します。
こうした課題は、「課題管理表」などの一覧に纏めて、完了/未完了、解決策などを管理してします。

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田邉弘美(たなべひろみ)

メーカーのプログラマーを経て27歳で独立起業。数々多くの企業のシステム構築を手掛けてきました。得意な分野は基幹システムや営業支援、顧客管理など社内業務のシステム構築。プロジェクトでは、主にお客様の要望整理や業務改善などのコンサル部分を担当。私の無理難題も難なくこなす頼もしいスタッフ(技術者)に囲まれ、奮闘の毎日を送っています。

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