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要件定義の担当者の選定は慎重に

要件定義の場面では、自社のスタッフ(ときには現場で実際に業務を行っているメンバー)を参加させて、具体的な問題点、課題を検討し、それに対する対応策などを確認していきます。

企業として注意しなければならないことの一つに、こうした会議(打ち合わせ)に選定するスタッフです。
単に、実際に業務を行っている人、ITに詳しい人、などを基準にメンバーを選定してはいませんか?

要件定義では、課題や問題点を洗い出していきます。

ここで問題となるのが、

−問題はその立場によって、異なる
−また、解決方法も、その立場によって、異なる
ことです。

少し、具体的な例でご説明します。

A営業所の営業事務スタッフは、外出先からかかってくる営業マンの在庫数量の問い合わせをなんとかしたいと考えています。
そこで、営業マンが外出先で自社の在庫数が見えるになれば、その業務自体無くすことができると希望しています。

これに対して、営業マンは、営業事務に問い合わせすることさえ、面倒だと思っていて、
お客様がほしい商品を自分で選んで在庫数が確認できそのまま注文ができれば、御用聞きの営業周りを新規開拓に回せると考えています。

このように、同じ事象から発生している課題でも、それぞれの立場によって問題意識が変わってきます
営業事務スタッフがお客様とのやりとりを把握していない場合、なかなか営業マンのような提案ができるわけではありません。

少ながらず、こうした事象はよく起こる課題の一つです。

個人的な問題ばかり先行してしまい、小さく早く解決してしまうこと急いだり
声の大きい人の課題解決の注力してしまい、本質がなかなか見えなくなっていたり
出席するスタッフによって、内容が左右されることもあります。
また、せっかく、議論して解決策に落とし込んでも、そもそも問題(課題)の上げ方から間違っている場合もあります。

経営者やマネージャーは、なかなかこうした現場の打合せに同席することは難しいかも知れませんが、
開発業者にお願いして、議事録を作成してもらい、議事の内容/決定事項などは都度把握しておくことをお勧めします。
また、定期的に開発業者から打ち合わせ内容を報告してもらう会議体を設けるのも、良い手段だと思います。

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田邉弘美(たなべひろみ)

メーカーのプログラマーを経て27歳で独立起業。数々多くの企業のシステム構築を手掛けてきました。得意な分野は基幹システムや営業支援、顧客管理など社内業務のシステム構築。プロジェクトでは、主にお客様の要望整理や業務改善などのコンサル部分を担当。私の無理難題も難なくこなす頼もしいスタッフ(技術者)に囲まれ、奮闘の毎日を送っています。

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